La reunión para la organización de la caravana será en el lugar de encuentro establecido, a la hora de llegada indicada y con el tanque de combustible lleno y radios transmisores. Cada Piloto se ubicará por orden en el área correspondiente, así: Junta Directiva, Miembros Oficiales, Invitados, Forístas y Miembros Oficiales.
Los Coches que participarán en la caravana deberán estar en buen estado de mantenimiento y operatividad.
Para asegurar la correcta operatividad de los vehículos asistentes a la caravana y el subsecuente viaje, será obligatorio la presentación del Check List previamente llenado con datos verdaderos. El Check List será entregado a los coordinadores o organizadores presentes, para la revisión de la misma. Carro que no cumpla con las regulaciones mínimas de seguridad para el viaje no podrá asistir en caravana con el CCV para evitar accidentes.
Los Pilotos realizaran una reunión antes de la salida de la caravana para coordinar los aspectos de la formación de la caravana, posibles lugares de parada, ajuste de la frecuencia de los Radios y formación de la Caravana.
Una vez formada la caravana, todos los pilotos y acompañantes deberán esperar en sus coches con el motor encendido. Solo los Miembros Oficiales manejan la información táctica de manera integral y por lo tanto los pilotos aguardarán con paciencia la señal de partida de la caravana. En este sentido, está prohibido el uso o toque de las cornetas para inducir la partida de la caravana, será mediante una indicación verbal o mediante el radio.
La Caravana ira en una (1) columnas, de acuerdo con las características de la vía, tráfico presente. La velocidad de los vehículos será de 80 Km/h en carreteras y de 30 km/h en calles o avenidas. debe mantenerse un distancia promedio entre cada vehiculo de uno 5 mts.
Sin excepcion todo piloto y copiloto debe de llevar puesto el cinturon de seguridad mientras estemos en las vias publicas o carreteras.
Sin excepción nadie podrá durante el recorrido cambiar la posición lograda durante la formación de la caravana, salvo indicaciones por radio para avanzar o retroceder dentro de la Caravana.
Los vehículos que participen en la caravana deberán hacerlo con las luces encendidas durante el día y las luces intermitentes si es de noche.
Los Coches que se hayan detenido por razones de emergencia y logre con el apoyo de Los Miembros Oficiales, que se ha quedado acompañándole, resolver la situación presentada, podrá reiniciar la marcha manteniéndose junto con el Miembro oficial hasta alcanzar la caravana la cual le estará esperando, ubicándose de último.
Cuando a la situación de emergencia suscitada no se le encuentre una solución satisfactoria inmediata que le permita reanudar la marcha al Coche afectado, todos los demás coches de la caravana aguardarán en el sitio de parada y le acompañarán hasta que pueda salir del mismo de manera segura, todos juntos, hasta su lugar de destino.
En el reinicio de la caravana luego de una parada, los pilotos guardarán el mismo orden logrado en el lugar de salida inicial y esta misma disposición deberá cumplirse al momento de estacionarse la caravana.
Saludos Cordiales.